Chaque document doit être tracé pour qu’on puisse s’en servir ultérieurement, lors de litiges que vous pourriez rencontrer par la suite. C’est la raison pour laquelle vous devez conserver vos documents importants. Mais la paperasse occupe une place importante et peut être gênante si vous n’organisez pas bien son rangement !
Il y a 2 conservations possibles :
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- La conservation physique ;
- Et la conservation numérique.
La conservation physique
Pour mieux conserver vos documents, vous devez en faire des copies en 2 ou 3 exemplaires. Ainsi, vous garderez soigneusement la version originale, et n’utiliserez que les copies en cas de besoin. Il est fondamental de spécifier le choix de vos supports de classement dans le but de préserver les documents d’une façon pérenne.
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Pour les protéger contre les intempéries (chaleur, humidité), je vous recommande d’opter pour des dispositifs faits d’une matière solide telle que le plastique. Vous pourrez utiliser des classeurs ou des portes-vues. On peut d’ailleurs en trouver dans tous les styles et dans toutes les tailles dans les grands magasins, les boutiques en ligne, tout comme dans les magasins spécialisés. Il existe en effet des classeurs petits et grands formats, des porte-documents petits et grandes tailles, des portes vues a3, a4 ou a5… Mais pour les ranger ensemble et les retrouver facilement, que ce soit chez vous ou à votre bureau, il vous faut des meubles de classement. De ce côté, les choix sont innombrables selon votre convenance, tels que :
- Les armoires de classement ;
- les tiroirs fermés à clé…
Les documents dotés d’une importance cruciale peuvent être conservés chez vous dans un coffre-fort. Sinon, vous pourrez en louer à la banque, pour question de sécurité, ou par crainte des dégâts comme l’incendie.
La conservation numérique
La technologie a apporté des évolutions phénoménales à notre époque. Ainsi, si vous trouvez que la conservation physique est compliquée, vous gagnerez en temps, financièrement et en sécurité en conservant vos documents numériquement. Un document est numérique lorsque vous pouvez le consulter sur un écran, que ce soit les ordinateurs, les téléphones ou les tablettes.
Ainsi, pour conserver un document d’une façon numérique, vous devez le scanner et l’enregistrer dans un support tel qu’une carte mémoire, un flash disk, un disque dur, un CD ou DVD. Pour ma part, je préfère graver mes documents importants dans un CD, puisque c’est le support le plus fiable. En effet, les disques durs ou les cartes mémoires peuvent être effacés par inadvertance, et vous perdrez ainsi tous vos documents. Mais tout comme dans le cas de la conservation physique, n’oubliez pas surtout de garder des copies en cas de perte.
Le plus grand avantage de la conservation numérique est que vous n’aurez pas de problème de taille. Les supports peuvent enregistrer des tonnes et des tonnes de papiers. Par contre, quand vous aurez besoin d’une pièce justificative quelque part, vous ne pourrez pas venir avec le support numérique, il faudra l’imprimer sur papier. D’où l’importance de toujours garder les versions papiers de vos documents.