Un évènement professionnel réussi représente de nombreux bénéfices pour l’entreprise. En fonction du type d’évènement, celui-ci est susceptible de dynamiser les ventes, de motiver les collaborateurs ou encore de permettre une meilleure cohésion d’équipe. Nous vous donnons ainsi quelques astuces pour réussir la communication externe de votre entreprise.

Préparez l’organisation bien à l’avance

Comme vous l’imaginez, l’organisation d’un évènement demande une préparation minutieuse. Si vous l’organisez en interne, vous devez ainsi prévoir le lieu évènementiel et le réserver. En parallèle, les animations événementielles doivent être mises au point. La logistique doit être prévue. Il faut penser à tous les détails pour que le jour J se passe parfaitement bien. Tout cela demande donc du temps et de la compétence spécifique. Et même si vous passez par la création d’événement via un organisateur, il est important de vous y prendre à l’avance.

Communication externe : N’ayez pas peur d’ultra communiquer

Ensuite, le succès de votre évènement repose sur une bonne communication. Un plan de communication précis et dense doit donc être conçu, en fonction des personnes que vous souhaitez voir venir. Bien entendu, s’il s’agit d’un évènement interne, un email interne, accompagné d’un message sur l’extranet pourront suffire (mais cela peut se discuter également en fonction de votre entreprise). Par contre, si des personnes extérieures sont susceptibles de venir, une autre démarche doit être prévue. Si vous avez l’email ou le numéro de téléphone de ces participants potentiels, le mieux est alors de les contacter directement. Et si vous ciblez un large public, une communication adaptée sera nécessaire.

Intégrez le digital dans votre plan de communication externe

Dans votre communication, il est important d’intégrer le digital. En effet, la plupart des français ont aujourd’hui un accès internet et un smartphone. Donc, quelle que soit la cible que vous souhaitez faire venir à votre évènement, vous pouvez utiliser des moyens modernes pour les toucher. La création d’un évènement facebook, accompagné d’une campagne publicité sur ce même réseau social permet en l’occurrence un très bon ciblage grand public. Pour le BtoB, un site internet événementiel et éphémère pour la gestion des invitations et des relances par mail est aussi un moyen efficace reconnu. Bien entendu, il y a d’autres pistes, mais vous devez comprendre que ce poste est fondamental dans la réussite de votre opération de communication externe.

Communication externe, pensez au live Tweet pendant l’évènement

Pendant l’évènement, il est également intéressant d’intégrer le numérique. Cela permet de décupler la portée de votre évènement et sa notoriété. Vous pouvez même vous appuyer pour cela sur vos participants qui seront acteurs de votre communication. En ce sens, une idée intéressante est de créer un live Tweet avec un hashtag dédié à l’évènement. Pour motiver les participants à Twitter, n’hésitez pas à concevoir un concours pour récompenser la personne ayant diffusé le plus de messages contenant le hashtag sur une période donnée. Et pour un public peu coutumier de la pratique, un staff avenant, charmant, patient et disponible, expliquera en détail l’utilisation de cet outil digital omniprésent.

Questionnez les participants

Enfin, même si votre évènement est réussi, pensez aux prochaines éditions qui peuvent être améliorées. N’hésitez donc pas à demander les commentaires des participants quant à l’évènement. Vous pouvez directement le faire sur place à la fin par exemple. Une autre option est d’envoyer par la suite un email pour recueillir les différents avis.

Maintenant que vous avez lu ces quelques astuces, pensez à partager avec votre entourage, vous rendrez peut être service. Et si vous avez le projet d’une opération de communication externe, faisons connaissance, parlez-nous de votre entreprise, et peut être que notre agence événementielle aura pour vous une solution adéquate. Bienvenue chez nous…